Dal 1 gennaio 2025 è entrata in vigore la Legge di Bilancio 2025, n. 207/2024, una disposizione legislativa che modifica le modalità di notifica e comunicazione ufficiale nel sistema imprenditoriale italiano.
In particolare la normativa ha reso obbligatorio per tutti gli amministratori di Società il possesso di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) personale, separata e distinta da quella aziendale.
Ecco cosa cambia con l’obbligatorietà di un indirizzo PEC per amministratori di Società, quali sono i termini per l’adempimento e le modalità operative.
Cosa prevede la nuova normativa
La legge stabilisce che ogni amministratore di società, indipendentemente dalla forma giuridica dell’impresa (S.r.l., S.p.A., società cooperative, ecc.), deve possedere una propria casella PEC personale. Questo strumento diventa indispensabile per:
- Ricevere comunicazioni ufficiali dagli enti pubblici
- Gestire notifiche legali e amministrative
- Facilitare lo scambio di documenti con valore legale
- Garantire la tracciabilità delle comunicazioni
L’obiettivo è assicurare che ogni amministratore possa essere raggiunto direttamente, in modo rapido e con pieno valore legale, senza intermediazioni che potrebbero rallentare i processi o causare inefficienze.
Rendendo obbligatorio un indirizzo PEC per amministratori di società è possibile garantire maggiore trasparenza e digitalizzazione nelle comunicazioni tra le imprese e le autorità competenti, e con tutti i soggetti che abbiano interesse a entrare in contatto con gli amministratori delle società.
Chi riguarda questa norma
La normativa si applica a tutte le imprese costituite in forma societaria, indipendentemente dalle dimensioni o dalla forma giuridica, comprendendo sia la società di persone sia le società di capitali. Nello specifico:
- Società di capitali:
- Amministratori di Società per Azioni (S.p.A.)
- Amministratori di Società a responsabilità limitata (S.r.l.)
- Amministratori di Società in accomandita per azioni (S.a.p.a.)
- Membri del consiglio di amministrazione
- Amministratori unici
- Amministratori delegati
- Società di persone:
- Soci amministratori di Società in nome collettivo (S.n.c.)
- Soci accomandatari di Società in accomandita semplice (S.a.s.)
- Altre forme societarie:
- Reti di impresa: anche le reti di impresa, qualora queste abbiano un fondo patrimoniale comune e svolgano attività commerciale con terzi, sono soggette all’obbligo di comunicazione della PEC dei propri amministratori.
L’obbligo è esteso anche ai liquidatori della società, che siano nominati dai soci o per intervento giudiziale.
Questo perché si tratta di soggetti in parte normativamente accostati agli amministratori, ai quali il codice civile, pur mantenendone sotto alcuni aspetti distinti profilo e funzioni rispetto agli amministratori societari, rimette comunque la cura di funzioni di amministrazione dell’impresa in liquidazione, in luogo degli amministratori ormai cessati.
È importante sottolineare che l’obbligo riguarda la persona fisica che ricopre il ruolo di amministratore e non la società stessa, che già dovrebbe essere dotata di un proprio indirizzo PEC aziendale.
Ogni singolo amministratore deve quindi possedere un indirizzo PEC personale, anche nel caso di organi amministrativi collegiali.
Tempistiche e sanzioni
Dalle prime indicazioni operative del Ministero delle Imprese e del Made in Italy, le imprese costituite dal 1 gennaio 2025 dovranno adempiere all’obbligo contestualmente all’iscrizione nel Registro delle Imprese, mentre per quelle già esistenti è concessa una proroga per adeguarsi fino al 30 giugno 2025.
La Camera di Commercio competente, in caso di presentazione di una domanda di iscrizione o di nomina di un amministratore priva della comunicazione della relativa PEC, è tenuta a sospendere l’istruttoria, concedendo un termine massimo di trenta giorni per la regolarizzazione. La domanda verrà rigettata nel caso in cui l’impresa non ottemperi all’obbligo entro questo termine.
Da un punto di vista sanzionatorio, la normativa non introduce nessuna nuova sanzione rispetto a quanto già previsto dall’articolo 2630 del codice civile, che prevede multe da 103 euro a 1.032 euro, ridotte a un terzo nel caso in cui l’adempimento avvenga entro i 30 giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti.
Come adeguarsi all’obbligo di PEC per amministratori di Società
Adeguarsi alla normativa è semplice e richiede pochi passaggi:
- Scegliere un gestore PEC autorizzato (come Aruba, Poste Italiane, Register, ecc.)
- Attivare una casella PEC personale a proprio nome (costo medio annuo: 5-30 euro)
- Comunicare il proprio indirizzo PEC alla Camera di Commercio e registrarlo presso il Registro delle Imprese
- Controllare regolarmente la casella di posta
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I vantaggi di una PEC personale per gli amministratori societari
Oltre all’adempimento normativo che consente di evitare complicazioni e possibili sanzioni, possedere una PEC personale offre diversi vantaggi, come:
- Validità legale delle comunicazioni, equiparate a raccomandate con ricevuta di ritorno
- Archiviazione digitale delle comunicazioni importanti
- Maggiore tempestività nella gestione di scadenze e adempimenti
L’obbligo di PEC per amministratori di società rappresenta un tassello importante nel processo di digitalizzazione del sistema produttivo italiano. Come ogni cambiamento, richiede un adeguamento iniziale ma porta con sé dei vantaggi in termini di efficienza, risparmio e semplificazione.
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